采购合同管理制度

采购合同管理制度

一、总则

1. 目的：为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2. 适用范围：本制度适用于公司对采购合同管理的相关事宜。

二、采购合同的编写

1. 管理单位：公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

2. 合同签订条件：公司一次性采购物品金额高于一定标准（具体金额需明确），或外地采购（成都市外）必须签订合同。

3. 编写程序：

   选择供应商：必须是公司认可合格供应商。

   谈判：采购部与合适的供应商展开谈判，包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面，选择对公司最有利的供应商。

   拟定草案并评审：采购部根据谈判方案拟定采购合同草案，报送法律顾问审核及总经理/分管副总审批。

   拟写正式合同：根据各相关部门、法律顾问及总经理/分管副总的意见修订草案，形成正式的采购合同。

4. 合同内容：正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容：

   合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

   采购物品的单价、总价。

   采购物品的数量与规格型号。

   采购物品的品质和技术要求。

   采购物品的履约方式、期限、到货地点。

   采购物品的验收标准和方式。

   付款方式和期限。

   售后服务和其他优惠条件。

   违约责任和解决争议的方法。

5. 条款要求：采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

三、采购合同的签订

1. 供应商资格：与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，若委托别人代签，采购部应审验其委托证明。

2. 合同形式：公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

3. 签订方式：对于金额在10万元以下的采购合同，可采用传真方式签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

4. 合同保管：签订后的合同由财务部保管。

四、采购合同的执行与控制

1. 法律约束力：合同签订后即具有法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，确保供应商及时准备公司所需物品。

2. 验收工作：采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，物料不符合质量要求时，采购部应积极联系供应商处理。

3. 履约管理：采购部应建立合同履约管理台账，详细登记双方的履约进程，并保存好原始凭证。

4. 进度控制：对于需按样品或图纸加工的物料，采购部应与供应商保持联络，确保物料及时运送。若供应商物料将延缓公司生产，采购部应调整采购策略。

5. 供应商关系：采购部应处理好与供应商的关系，将其视为战略发展伙伴，确保物料供应的及时性。

6. 采购进度控制：采购部应本着经济型原则，做好物料采购进度控制工作，既保证库存最低，又满足生产需求。

五、采购合同的修改与终止

1. 数量修改：因供应商原因无法按量供应时，采购部核实后可与供应商签订新的采购物料数量规定，作为附件执行。

2. 价格修改：外部环境变化导致供应商无法按合同价格交货时，采购部可与供应商协商签订新的供货价格条款，作为附件执行。

3. 延期交货：因不可抗力导致供应商无法按时交货时，采购部核实后可与供应商签订延期交货规定，作为附件执行。

4. 合同终止情形：

   因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

   因市场环境或需求变化一方提出取消合同，双方协商解决赔偿事宜。

   出现违背合同条款的状况。

   逾期没有履行合同约定的。

   发生符合合同条款中合约解除的事项。

六、合同纠纷的处理与合同管理

1. 纠纷处理方法：

   与供应商协商解决。

   请第三方协调解决。

   由仲裁机构进行仲裁。

   通过法律途径解决。

2. 合同管理纪律：采购合同的签订人员与资料管理人员应遵守合同管理纪律，泄露合同内容、私自更改合同内容、丢失合同或在合同签订与资料保管中损害公司利益者，公司将根据情节轻重进行处理。

3. 责任追究：参与采购合同履行与监督的人员违反公司规定，给公司造成经济损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。

七、附则

1. 未尽事宜：本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

2. 执行时间：本制度自总经理/分管副总办公会议审议后执行。